Errores de correo electrónico que pueden costarle caro

El correo electrónico es una herramienta increíble que le permite comunicarse sin esfuerzo en segundos. Sin embargo, como cualquier otra herramienta, puede ser peligrosa en las manos equivocadas. Se advierte a los empleados que utilizan el correo electrónico que deben ser conscientes de cómo utilizan este método de comunicación para evitar cometer errores terribles que pueden costarles muy caro. Comprender la etiqueta del correo electrónico y evitar los pasos en falso es la clave para una relación laboral saludable.

Envío prematuro

Cálmese un poco antes de apretar el botón de "Enviar". Tal vez debería volver a leer el correo electrónico para comprobar si hay errores ortográficos. Tal vez usted no ha incluido información completa y necesita revisar su mensaje antes de enviarlo. Tal vez olvidó copiar "cc" a alguien en el correo electrónico que debería estar incluido en la cadena.

Antes de pulsar "enviar", eche un vistazo a lo que ha escrito y determine si es realmente el mensaje que desea transmitir. Aún más vergonzoso es enviar una nota a medias que hace obvio que no había terminado de escribirla.

No prestar atención a su tono

Uno de los principales elementos que se pierde en el correo electrónico es el contexto. Cuando usted está hablando con alguien cara a cara, puede usar expresiones faciales y gestos para mostrar su intención. No es así con el correo electrónico. Sus palabras tienen que transmitir con precisión su tono para que el receptor entienda el mensaje. El uso de un tono incorrecto en un correo electrónico puede poner en peligro sus relaciones laborales y causar fricciones en su oficina. Considere los dos mensajes de abajo y los diferentes tonos que toman:

"Hola Julie, ¿podrías enviar los archivos hoy? Gracias, Kelly."

"Julie, necesito los archivos para el final del día. Kelly."

Uno transmite un tono más colaborativo, sugiriendo que el remitente está en un estado mental cordial. Pide los mismos artículos con la misma urgencia, pero hay un tono amistoso, casi conciliador. En el segundo correo electrónico, el mensaje no ofrece ninguna cortesía, es breve y directo al grano. Ambos transmiten la misma instrucción, pero hay una gran diferencia en la forma en que estos dos mensajes llegan al receptor.

Del mismo modo, tenga cuidado de no usar mayúsculas o signos de exclamación. TODO EN MAYÚSCULAS significa que usted le está gritando al receptor, así que tenga cuidado de no usar esto en su comunicación por correo electrónico. Los puntos de exclamación pueden tener el mismo efecto, haciendo que parezca que usted está gritando o siendo demasiado entusiasta. Usar TODO EN MAYÚSCULAS es una violación importante de la etiqueta de correo electrónico, así que evítelo a toda costa.

Cuidado con "Responder a todos"

Algunas veces usted puede recibir un correo electrónico que incluye a varios miembros. Puede ser un correo electrónico de toda la compañía anunciando el horario de cierre de la oficina de días festivos que se envía a los 350 empleados. Tal vez tenga una pregunta rápida para el remitente. No le de clic a "Responde a todos" y envíe el mensaje a todos en la compañía. Esto puede resultar en que otro empleado le responda usando "responder todo" y antes de que se dé cuenta, un correo electrónico ha resultado en 250 correos electrónicos que están atascando las bandejas de entrada de todos durante todo el día.

Consideremos lo que sucedió en el verano de 2016 en Thomson Reuters. Una persona envió un mensaje masivo que llegó a los 33,000 empleados de la empresa. La gente empezó a responder al mensaje pulsando "responder a todos", y más usuarios empezaron a responder pidiendo a la gente que no pulsara "responder a todos". Por supuesto, lo hicieron usando "responder a todos", lo que inició una larga saga de horas de duración que tuvo como resultado que cada miembro de la organización recibiera más de 1.000 mensajes. El error puso fin a la jornada laboral, ya que más de 500 personas respondieron rogando a todo el mundo que dejara de responder.

Hacer clic en "responder a todos" es un gran error de correo electrónico que puede costar muy caro a su empresa.

Preste atención a la cadena

Cuando usted envía un correo electrónico y un colega envía una respuesta, todos los mensajes antiguos se muestran debajo de los nuevos para que pueda seguir la conversación. Tenga en cuenta esta cadena si planea incluir a otra persona en la conversación. Una agente de bienes raíces se sintió muy avergonzada cuando se olvidó de esta molesta función de correo electrónico. Ella había estado enviando correos electrónicos a un colega sobre un cliente, y había hecho comentarios despectivos sobre el cliente. Luego reenvió la cadena al cliente para que le entregara alguna información y el cliente descubrió la comunicación. Sobra decir que esto no terminó bien.

Hablar de su mal jefe y de lo mucho que no puede esperar a que se vaya de vacaciones es una mala idea para empezar, pero se pone aún peor cuando accidentalmente le envía ese mensaje más tarde. Sea consciente de lo que está enviando exactamente.

Mantener profesional el correo electrónico del trabajo

Su empleador puede interceptar su correo electrónico en cualquier momento, así que mantenga todos sus correos electrónicos profesionales. El correo electrónico de su trabajo no le pertenece a usted. Cada vez que envíe un correo electrónico, imagínese que se está enviando con el membrete de su empresa. No envíe mensajes personales a través del servidor de correo electrónico de la empresa. Evite hacer bromas de color o inapropiadas o compartir fotos cuestionables a través de su correo electrónico. Muchas personas han sido despedidas por usar su correo electrónico de una manera inapropiada, así que mantenga su comunicación empresarial profesional.

Al mismo tiempo, sea cauteloso en su correo electrónico con sus colegas. Los mensajes de coqueteo o los correos electrónicos para fijar fechas para reunirse fuera del trabajo pueden ponerlo en riesgo laboral. Esto también se aplica cuando se trabaja desde casa o con equipos de la empresa. Si su empleador le dio un teléfono o una computadora portátil para usar, es propiedad de la compañía, no suya. Esto significa que sus mensajes de texto, mensajería instantánea y todos los correos electrónicos deben ser profesionales, independientemente de dónde se encuentre cuando los envíe.

Este es uno de los errores más comunes que la gente comete en el correo electrónico, pero es el que se evita con más facilidad.

Usar "cc" y "bcc" Cuidadosamente

El uso de la copia en papel carbón y la copia en papel carbón ciego es una forma de enviar información a múltiples personas sin alertar a todos de que otras personas están copiadas en el mensaje. Cuando usted hace "cc" a alguien, sabe que no era el destinatario original, sino que usted quería incluirlo en la conversación. Cuando usted "bcc", sin embargo, los destinatarios originales no saben que otra persona está incluida en el mensaje. El problema se presenta cuando los destinatarios originales intentan continuar la conversación. La persona que recibió la BCC puede intervenir, avisando a todos que esta persona fue incluida secretamente.

El BCC y el CC en general pueden meterlo en problemas con sus superiores y crear conflictos interpersonales con sus compañeros de trabajo. En algunos casos, las personas que fueron copiadas a ciegas se preguntarán por qué no fueron incluidas originalmente. En otros casos, pueden sentirse en conflicto sobre su acceso a la información confidencial, ¿se supone que deben fingir que no conocen la información ya que los otros receptores no saben que fueron incluidos?

Considere lo que pasaría si tuviera un conflicto con otro miembro del equipo y le diera una cachetada a su jefe. El jefe podría entonces disciplinar al otro miembro del equipo, empeorando la situación. Aunque hay ocasiones en las que se debe copiar a ciegas (un problema de RR.HH. con un mal jefe o una situación grave), vale la pena usar esta función con moderación.

Cambiar el tema

Bueno, en realidad no. Pero hay que prestar atención al asunto. Mucha gente usa "URGENTE" e "IMPORTANTE" en sus líneas de asunto para que la gente priorice su mensaje sobre todos los demás. Esta es una táctica que debe usarse con moderación. ¿El agua caliente se cerrará a todo el edificio? La línea de asunto que dice "El agua caliente se cerrará al mediodía" transmite el mismo mensaje urgente. Si es realmente una situación de emergencia, use el teléfono.

La línea de asunto debe ser clara sobre el mensaje incluido. El lector debe ser capaz de echar un vistazo a su bandeja de entrada y tomar sus propias decisiones sobre qué mensajes tienen prioridad. Las líneas de asunto deben ser claras y concisas. Considere las siguientes dos líneas de asunto:

"La reunión de hoy"

or

"Agenda para la reunión de personal de la 1:00 p.m.".

Escribir líneas de asunto claras muestra respeto por el tiempo de la otra persona y es una buena etiqueta de negocios. No los obligue a abrir el correo electrónico sólo para descubrir que el mensaje no es lo que pensaban.

No olvide el archivo adjunto

Enviar un correo electrónico y olvidar el archivo adjunto es uno de los errores más comunes. Algunas personas sugieren que añada la última dirección de correo electrónico del destinatario para que pueda estar seguro de que tiene todos los elementos de su mensaje en su sitio antes de pulsar "enviar". Tener que enviar el mensaje por segunda vez con "oops, olvidé el archivo," es muy poco profesional.

Cuando se trata de utilizar el correo electrónico en el trabajo, puede ser fácil entrar en un campo minado. Ya sea enviando mensajes personales o abusando de la copia o haciendo clic en "responder a todos" demasiadas veces, usar el correo electrónico de la manera incorrecta puede ser perjudicial. Siguiendo algunos consejos para la etiqueta de negocios, usted puede evitar la vergonzosa confusión que puede costarle en el trabajo.

Tener buenas habilidades de comunicación es uno de los atributos principales que hacen de un buen miembro del equipo. Una empresa que fomenta y cuida la forma en que las personas se comunican suele reportar un mejor clima laboral, principalmente porque los miembros del equipo tienen menos malentendidos que pueden causar conflictos entre los equipos.

Si no está midiendo cómo percibe su personal la comunicación bidireccional, tanto de su empresa como de las personas con las que trabaja, se está perdiendo algunos de los problemas más poderosos y fáciles de solucionar relacionados con el compromiso de los empleados.

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